まるっと幹事私は27歳の会社員です。部署では一番年下ということもあって、飲み会の幹事を任される機会がとにかく多い。歓送迎会、暑気払い、忘年会、部署の打ち上げ……年に何度もお願いされます。
最初のうちは「若手の仕事だし」と割り切ってやっていたのですが、何度かこなすうちに気づきました。幹事の大変さは、一つひとつの作業が難しいからではなく、やることが散らばっているからなんです。
この記事では、私が実際に幹事をやってきて感じた面倒さと、それをどう解決したかを書きます。同じように幹事を任されがちな方の参考になれば嬉しいです。
幹事が地味に大変な理由
飲み会を1回開くまでに、幹事は何をしているか。書き出してみると意外と多いです。
- 参加できそうな日を全員に聞いて、都合の合う日を探す
- お店を探して予約する
- 集合場所と時間を全員に伝える
- 当日、会計をまとめて立て替える
- 一人あたりの金額を計算する
- 参加者から集金する
- 誰から受け取ったか覚えておく
一つひとつは数分で終わる作業です。でも、これが全部バラバラの場所で起きるのが厄介でした。
日程調整はブラウザのツール。お店の情報はグルメサイト。集合時間の連絡はLINEのグループトーク。割り勘の計算は電卓アプリ。集金の管理は……頭の中かメモ帳。
情報があちこちに散らばるので、「あれ、集合何時にしたっけ」「田中さんからもうもらったっけ」と何度も確認することになります。当日いちばん忙しいのは、実は幹事なんですよね。
既存のツールは便利。でも「つながっていない」
もちろん、便利なサービスはたくさんあります。日程調整のツールも、割り勘計算のアプリも、それぞれ完成度が高くて使いやすい。
ただ、私が困っていたのはそれらが別々のサービスだということでした。
日程調整のURLをLINEに送って、確定したらまた別のメッセージでお店の情報を送って、当日が終わったらまた別のアプリで割り勘を計算して、その結果をまたLINEに貼る。参加者から見ても「どのリンクを見ればいいんだっけ」となりがちです。
日程調整から集金まで、一つの場所で完結できるものが欲しい。 そう思って探したのですが、意外と見つかりませんでした。それなら作ってしまおう、ということで作ったのが「まるっと幹事」です。
実際にこれを使って部署の飲み会を開いてみたので、その流れをそのまま紹介します。
実際の流れ①：概要を書いて、見れば分かる状態にする
まずイベントを作ります。イベント名を入れるだけで、共有用のURLが1つ発行されます。会員登録もアプリのインストールも要りません。
そこで最初にやるのが概要の記入です。
- お店の名前とURL
- 集合時間と集合場所
- 参加者への連絡事項
ここを埋めておくと、参加者はURLを開くだけで「いつ・どこで」が一目で分かります。
これが地味に効きました。以前はLINEのトークに情報を流していたのですが、他の話題で流れてしまって「集合何時でしたっけ」と個別に聞かれることが多かったんです。1か所にまとまっていれば「ここ見て」で終わります。
ちなみに、日程が決まる前は概要を空にしておいて、決まってから埋めるという使い方でもOKです。
実際の流れ②：日程調整はURLを送るだけ
次に日程調整です。候補日をいくつか登録して、そのURLを部署のグループに送ります。
参加者は自分の名前を選んで、候補日ごとに○△×で回答するだけ。アプリを入れてもらう必要がないので、「これ入れてもらえますか」というお願いをしなくて済むのが大きいです。
回答は一覧表で見えるので、誰がまだ答えていないかもすぐ分かります。全員の予定が揃ったら、幹事が日程を確定。確定した日付は自動的に概要にも反映されるので、改めて連絡し直す必要がありません。
幹事をやっていて一番時間を取られるのがこの日程調整なので、ここがスムーズになるだけで負担がかなり減ります。
実際の流れ③：割り勘は金額を入れるだけ
当日、私がまとめて会計を済ませました。この立て替えた金額を入力します。
- 何に使ったか(お店の名前など)
- 金額
- 誰が立て替えたか
これだけで一人あたりいくらかが自動で計算されます。
便利だったのは、割り勘の対象者を経費ごとに選べるところ。たとえば二次会に行った人だけで割りたい場合や、上司が多めに出してくれた場合など、実際の飲み会では「全員で等分」にならないケースが結構あります。
さらに、「誰が誰にいくら払えばいいか」を送金回数が最小になる形で提案してくれます。3人が別々に立て替えていると計算がややこしくなるのですが、そこを考えなくていいのは楽でした。
実際の流れ④：チェック機能で集金の抜け漏れを防ぐ
そして、個人的に一番助かったのがこれです。
割り勘の金額が出たあと、実際に集金できたかどうかを管理する必要があります。ここが幹事の隠れた面倒ポイントで、「誰からもらったか」を覚えていられないんですよね。飲んだ後だとなおさらです。
まるっと幹事にはチェック機能があります。メンバーの名前が並んでいて、集金できた人からチェックを付けていくだけ。
これで「あと誰から回収すればいいか」が一目で分かります。翌日に「すみません、もらいましたっけ」と聞いて回る、あの気まずい時間がなくなりました。
集金は「集金済み」だけでなく、「参加費を払った」「書類を出した」など、いろいろな用途に使えます。
実際にやってみて分かった、幹事のコツ
ツールの話とは別に、何度か幹事をやって分かったことも書いておきます。
候補日は3〜4個に絞る 多すぎると回答するほうが面倒になって、返信率が下がります。土日と平日の夜を混ぜて3〜4個くらいがちょうどいいです。
回答期限を決めて伝える 「今週金曜までにお願いします」と一言添えるだけで、回答が集まるスピードが変わります。期限がないと後回しにされがちです。
お店は仮予約を先に取る 特に12月の忘年会シーズンは、日程が決まってから探すと選択肢がほとんどありません。日程調整と並行して、いくつか候補を押さえておくと安心です。
金額は当日中に共有する 時間が経つほど「いくらだっけ」となって回収しづらくなります。解散前か、遅くとも翌日には金額を伝えるのがおすすめです。
まとめ
幹事の仕事は、一つひとつは難しくありません。ただ、情報が散らばることで一気に面倒になる。これが何度かやって分かったことでした。
- 概要 … 「いつ・どこで」を1か所にまとめる
- 日程調整 … URLを送って○△×で回答してもらう
- 割り勘 … 金額を入れれば自動で計算
- チェック … 集金できた人からチェックしていく
この4つが同じURLの中でつながっているだけで、幹事の負担は驚くほど軽くなります。
まるっと幹事は無料で、会員登録もアプリのインストールも不要です。イベント名を入れるだけで使い始められるので、次に幹事を任されたときにでも試してみてください。
同じように「なぜか毎回幹事をやっている」方の役に立てば嬉しいです。