まるっと幹事日程調整のURLを送ったのに、半分も回答が返ってこない。期限を過ぎても未回答の人がいて、こちらから催促するのが気まずい——。
幹事をやったことがある人なら、一度は経験があると思います。日程調整は幹事の仕事の中で最も時間を取られる工程です。
この記事では、回答率を上げるための具体的なコツを7つ紹介します。ツールの機能ではなく、送り方と伝え方の話です。今日から使えるものばかりなので、次に日程調整をするときに試してみてください。
なぜ回答が集まらないのか
まず前提として、回答しない人に悪気はほとんどありません。理由はだいたいこの3つです。
- 後回しにして忘れた(通知を見た瞬間は手が離せなかった)
- 候補が多くて面倒(カレンダーを何度も確認する必要がある)
- 自分が答えなくても決まると思っている(他の人が答えるだろう)
つまり、「面倒」と「後回し」を減らせば回答率は上がります。以下のコツはすべてこの2つを潰すためのものです。
コツ①：候補日は3〜4個に絞る
「多く出したほうが都合が合いやすいだろう」と考えて、候補を10個くらい出してしまうことがあります。これは逆効果です。
候補が多いほど、回答者はカレンダーを何度も確認する必要があります。この手間が「後で答えよう」につながります。
3〜4個が最適です。土日と平日夜を混ぜて出すとバランスが取れます。それで合わなければ、第2弾を出せばいいだけです。
コツ②：回答期限を必ず書く
これが最も効果があります。
日程調整をお願いします https://...
これだけだと、いつまでに答えればいいか分からないので後回しにされます。
今週金曜(11/15)までに回答をお願いします https://...
期限があるだけで、回答が集まるスピードが目に見えて変わります。期限は「〇日後」ではなく具体的な日付で書くのがポイントです。
コツ③：所要時間を伝える
「面倒くさそう」という印象を先に消しておきます。
30秒で終わりますので、ご協力お願いします
実際に○△×を押すだけなら本当に30秒で終わります。それを明示するだけで着手のハードルが下がります。
コツ④：目的と決定方法を書く
何のための調整で、どう決まるのかが分かると、回答の優先度が上がります。
部署の忘年会の日程調整です。 一番多く集まれる日に決定します。
「自分が答えないと決まらない」という状況が伝わると、回答率が上がります。逆に「幹事が適当に決めるんでしょ」と思われると後回しにされます。
コツ⑤：△(どちらでもよい)の使い方を説明する
○×だけで答えようとすると、「行けなくはないけど微妙」という日で手が止まります。
行けるかどうか微妙な日は△でお願いします
この一言があると、迷って止まる人が減ります。回答者の判断コストを下げるのが目的です。
コツ⑥：未回答の人には個別に一声かける
全体に向けて「まだの方はお願いします」と送っても、自分ごとになりません。
未回答者が数人になったら、個別に短く送るのが効果的です。
〇〇さん、忘年会の日程調整まだかと思うのでお願いします! https://...
責める調子にならないよう、あくまで軽く。「催促された」ではなく「教えてもらった」と感じてもらえる書き方がいいです。
このとき、誰が未回答か一覧で見えるツールを使っていると楽です。 記憶や手作業で管理していると、この確認だけで時間を取られます。
コツ⑦：確定したらすぐ全員に伝える
回答してくれた人に、結果を伝える。当たり前のようですが、意外と抜けます。
結果が返ってくると分かっていれば、次回も答えてくれます。 逆に、答えたのに何の音沙汰もないと「答えても意味ないのかも」と思われて、次回の回答率が落ちます。
日程が確定したら、その日のうちに共有しましょう。
送り方のテンプレート
上のコツを全部入れると、こうなります。コピーして使ってください。
お疲れさまです。 部署の忘年会の日程調整をお願いします。
候補は4日あります。30秒で終わります。 行けるか微妙な日は△でOKです。
11/15(金)までに回答をお願いします。 一番多く集まれる日に決定します。
https://...
短く、やることが明確で、期限がある。これだけで回答率はかなり変わります。
ツール選びで気をつけたいこと
日程調整のツールはたくさんありますが、選ぶときに見ておくとよい点があります。
参加者にアプリを入れさせないこと 「このアプリ入れてください」というお願いが1つ増えるだけで、回答率は確実に落ちます。URLを開くだけで回答できるものを選んでください。
未回答者が一目で分かること コツ⑥のためです。誰に声をかければいいかがすぐ分かる形になっていると、催促の手間が減ります。
確定後の情報もそこに置けること 日程が決まった後、「じゃあお店は」「集合時間は」という連絡が続きます。日程調整のページにそのまま書けると、参加者は同じURLを見返すだけで済みます。別のツールに移ると「どのリンクだっけ」となりがちです。
この3つを満たすものとして、私は「まるっと幹事」を使っています。URLひとつで日程調整ができて、確定後はそのページに集合時間やお店の情報を書けます。さらに割り勘の計算や集金のチェックまで同じページでできるので、幹事の作業が1か所にまとまります。会員登録もインストールも不要です。
まとめ
日程調整の回答率は、送り方だけでかなり変えられます。
- 候補日は3〜4個に絞る
- 回答期限を具体的な日付で書く
- 所要時間(30秒)を伝える
- 目的と決定方法を書く
- △の使い方を説明する
- 未回答者には個別に一声
- 確定したらすぐ共有する
特に効果が大きいのは②の期限と⑥の個別連絡です。この2つだけでも、次回から試してみてください。